Warum Datenschutz mehr ist als ein Pflichtfeld im Kontaktformular

Seit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 hat sich für Unternehmen vieles verändert. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) stehen vor der Herausforderung, personenbezogene Daten korrekt zu erfassen, zu speichern und zu verarbeiten – und dabei alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Doch was bedeutet das konkret im Alltag? Welche Pflichten haben KMUs? Und wie lässt sich Datenschutz praktisch und sicher umsetzen?

 

Was ist die DSGVO eigentlich?

Die Datenschutz-Grundverordnung ist eine EU-weite Regelung zum Schutz personenbezogener Daten. Sie stellt sicher, dass Menschen Kontrolle über ihre Daten behalten – und verpflichtet Unternehmen zu einem verantwortungsvollen Umgang.

Die DSGVO regelt u. a.:

• Welche Daten erhoben und verarbeitet werden dürfen

• Wie lange Daten gespeichert werden dürfen

• Welche Informationspflichten gegenüber Betroffenen bestehen

• Welche Maßnahmen zur Datensicherheit umzusetzen sind

• Wie Datenschutzverletzungen zu melden sind

 

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Ob Kundenverwaltung, Website-Tracking, Online-Shops oder Newsletter – sobald Sie personenbezogene Daten verarbeiten, gelten für Sie bestimmte Verpflichtungen.

Dazu zählen u. a.:

• Datenschutzerklärung auf Ihrer Website

• Einwilligungen einholen (z. B. für Cookies oder Newsletter)

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen

• Auftragsverarbeitungsverträge mit externen Dienstleistern abschließen

• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zur Datensicherheit umsetzen

• Betroffenenrechte gewährleisten (z. B. Auskunft oder Löschung)

 

Was droht bei Verstößen?

Die DSGVO ist keine Empfehlung – sie ist rechtlich bindend. Wer gegen Vorschriften verstößt, riskiert:

• Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes

• Abmahnungen durch Mitbewerber oder Behörden

• Verlust von Vertrauen bei Kunden oder Partnern

Viele dieser Risiken entstehen jedoch durch fehlendes Wissen oder Unsicherheit – nicht durch böse Absicht. Genau hier setzt eine gute Beratung an.

 

Zusammenarbeit mit Datenschutzprofis

Im Bereich Datenschutz arbeitet Vogel Media eng mit der Vogel & Schaa Beratungsgesellschaft GbR zusammen.

Diese Partnerschaft ermöglicht es, Unternehmen nicht nur technisch, sondern auch rechtlich fundiert zu beraten – praxisnah, transparent und stets aktuell.

Die Leistungen umfassen unter anderem:

• DSGVO-Audits & Ist-Analysen

• Erstellung von Datenschutzerklärungen

• Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)

• Unterstützung bei technischen Sicherheitsmaßnahmen

• Schulungen für Mitarbeitende

• Externe Datenschutzbetreuung

 

DSGVO-Checkliste für KMUs

• Haben Sie eine aktuelle Datenschutzerklärung auf Ihrer Website?

• Erfassen Sie nur die Daten, die Sie wirklich benötigen?

• Holen Sie aktiv Einwilligungen ein (z. B. Cookies, Newsletter)?

• Gibt es eine klare Regelung zur Datenlöschung?

• Sind Ihre Mitarbeitenden im Datenschutz geschult?

• Haben Sie einen Datenschutzbeauftragten bestellt (wenn notwendig)?

• Existieren Verträge mit externen IT-Dienstleistern und Cloud-Anbietern?

 

Fazit: Datenschutz ist kein Hindernis – sondern Ihre Chance

Gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung wird Datenschutz zum Wettbewerbsvorteil. Kunden, Bewerber und Partner achten zunehmend darauf, wie verantwortungsvoll Unternehmen mit sensiblen Informationen umgehen.

Mit der richtigen Unterstützung lässt sich Datenschutz nicht nur gesetzeskonform, sondern auch effizient und nachhaltig umsetzen – und schafft gleichzeitig Vertrauen und Transparenz.